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第一章 总则

第一条 为提高我院教学仪器设备档案建设(以下简称设备档案)质量和管理水平，逐步实现设备档案工作的标准化、规范化、制度化，充分发挥设备档案在教学、科研中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《科学技术档案工作条例》、《普通高等学校档案管理办法》以及《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》等法律法规和有关规章制度，结合我院实际，特制定本办法。

第二条 设备档案是指作为学院固定资产的教学仪器、设备，在其购置、验收、调试、运行、维修、改造、报废等全部过程中直接形成的具有保存利用价值的文字、图样、声像、记录等不同载体的材料以及随机文件材料。

第三条 设备档案工作坚持集中统一领导，分级管理的原则。国有资产管理处为设备档案管理工作的主管部门，对各部门设备档案工作进行业务指导、监督和检查。

第四条 各部门为设备档案管理工作的二级机构，按照学院档案室和国有资产管理处的要求，组织本部门有关人员做好设备文件材料的收集、整理、立卷与归档工作，并督促、检查本部门设备档案建设情况，确保设备文件材料的完整、系统、准确。

第五条 设备档案管理工作是学院重要的基础性工作之一，应当加强管理，将之纳入学院整体发展规划。设备档案管理工作必须与设备计划管理、采购供应和设备使用等工作紧密结合，保证设备文件材料的系统、完整、准确。设备档案管理工作应作为各部门的重要职责之一。

第二章 归档范围和内容

第六条 归档范围和内容：

（一）凡对当前的设备管理工作以及今后的改进具有重要的参考价值和凭证作用的，在设备管理工作和仪器设备申购、验收、使用、维修、改造、处置等各个环节中形成的文件材料，为归档的设备档案材料。

（二）所归文件材料必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，必须与实物一致并有成套性，能反映设备管理和仪器设备项目从申购到处置的全过程，保证完整、准确、系统。

（三）归档材料的主要内容包括综合管理、仪器设备项目依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等，具体范围和内容见附件一。

（四）归档重点是价值10万元（含10万元）以上的精密、贵重、稀缺仪器设备项目。作为学院固定资产的各种国产、进口的高、精、尖、新、稀的仪器设备均须归档。

第七条 以下为不归档的文件材料：

（一）上级普发(非专指高校)的文件；

（二）未定稿的管理性文件；

（三）未生效的合同、协议书；

（四）重份文件、校内部门发来的文件；

（五）无参考价值的一般性函件；

（六）仪器设备广告、宣传材料、定货会与展销会宣传品。

第三章 设备档案的立卷及归档流程

第八条 设备档案的立卷

（一）我院设备档案工作实行部门立卷制度。各部门兼职档案员要作好部门所使用仪器设备文件材料的搜集、整理、立卷工作。

（二）国有资产管理处以及相关部门根据本部门职能，搜集、整理工作职责范围内的文件材料的立卷工作。

（三）学院档案室对国有资产管理处和设备使用部门的文件材料的立卷工作进行业务指导、监督和检查。

第九条 设备档案的归档流程

（一）设备文件材料，必须打印或用钢笔书写，严禁用圆珠笔、水彩笔、铅笔等书写。要求书写工整，图样清晰。

（二）将最能反映设备购置概况的文件资料，如申购报告、批复文件、论证材料、订购合同、验收报告、索赔文件等组成一卷或若干卷；其余设备技术档案按设备的工作程序及重要程度，依次排列。

（三）设备文件材料中的非纸质载体材料，除密不可分者外，应放入特殊载体档案的专柜保管，并按要求标明参见号。

（四）卷内的文件材料按文字材料在前，图表在后的顺序排列，并装订成册。装订时应拆除卷内文件中的金属物，对破损的文件材料进行修补后再装订，对引进设备中的专用文件夹，可以保持原状。

（五）设备文件材料采用卷盒的保管形式，图件按卷盒规格进行折叠，对于用卷盒保管有困难的，可按其自然状态保管。

（六）全部设备文件材料无论单面还是双面，每面均为视为一页，每卷页号均从1开始，页导位置在非装订线一侧的下角。

（七）填写卷内目录。归档的案卷必须填写卷内目录，卷内目录和文件材料可打印或用钢笔正楷书写，字迹要工整、清晰，页面要整洁，不得涂改。（卷内目录格式见附件二）。

（八）填写备考表。每个案卷组成以后，都应填写备考表，写明本卷图纸和文字材料总页数，并对文件材料的完整、准确程度，损坏、缺少情况加以说明。日后案卷内的图纸和文字材料需要变更、修改时．由档案人员随时在备考表上注明。（备考表格式见附件三）。

（九）拟定案卷封面各栏目，案卷标题要简明、准确。对进口设备的案卷，其案卷标题应以中文书写。卷内目录应有中外文对照。（案卷封面格式见附件四）。

第十条 设备文件材料归档时间要求：设备文件材料形成后原则上应及时归档，最晚不得超过两个月。引进设备为索赔期满后两个月归档。

第十一条 设备档案案卷内文件的保管期限：对最能反映设备购置概况和设备技术性能的文件材料，如申购报告、批复文件、论证文件、订购合同、验收报告、索赔文件等，定为长期保存；设备随机技术文件和使用维修、改造等文件，由于其价值是作为设备的组成部分而存在的，原则上随设备存在而存在，保管期限定为与设备共存。

第十二条 设备档案原则上无密级。

第十三条 设备使用部门专(兼)职档案管理员填写移交目录，内容应包括文件材料名称、份数、移交时间。移交目录一式二份。将移交目录连同案卷送部门负责人审查，再向国有资产管理处档案管理员归档，归档时双方签字，各持一份备查。10万元以下仪器设备文件，由学院档案室归档保管，档案目录交给学院档案室、国有资产管理处、设备使用部门各一份备案。

第十四条 设备档案的档号要求：

（一）设备档案的档号要按照《高等学校档案实体分类法》规定的分类办法进行分类。

（二）档号必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求，即同一档案部门内的档案不得重号；方便插卷，使其有充分扩展的余地，不能随意变动，能适应计算机管理的需要，发挥排架、检索的双向功能。

（三）档号由年度号、分类代号、保管部门代号、案卷号四个部分组成。年度号由四位阿拉伯数字组成；分类号是档号的主体，一般由一、二级类目代号组成（一、二级类目代码及保管部门代号见附件五），案卷号由二位阿拉伯数字组成。年度代号、分类代号、保管部门代号、案卷号，用连接符号“一”连结。如：环境工程系2014年仪器设备档案的一号档案，其档号应标为“2014―SB12―41―01”。

（四）英国威廉希尔公司,十大博彩公司声像载体档案。声像载体档案主要包括照片、录音带、录相带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等不同载体的文件材料。它与纸质载体的文件材料同为高等学校档案的重要组成部分。声像载体由于其载体和幅面尺寸（类型）不同，保管要求不同，拟作特殊处理。按载体类型分别单独编号排架，同时注明与相应载体档案的参照号。其编号模式为：年度号十声像档案代号（SX）＋载体代号（代码）＋保管部门号+序号。（载体代号见附件五）。

保管部门可以是卷、册、盒，也可以是张、件。如：某领导2014年来校视察，材料搜集部门是传媒系，照片册序号是10，则可标引为：“2014—SX12—31—10”。

第十五条 案卷按档号顺序排架。

第四章 保管和使用

第十六条 学院档案室保管要求按学院的有关规定执行，各部门管理的档案要放在国有资产档案专用柜中，资产较少的部门档案放在原有办公柜中设置的国有资产档案专栏内。

第十七条 一般设备档案的使用。借阅人按制度规定办理借阅利用手续。在使用过程中，保证案卷完整、安全，按期归还。

第十八条 由国有资产管理处指定的贵重仪器设备，其材料归档后存学院档案室，如需要使用，应取得学院档案室的同意并办理相应手续。材料使用期间，保证案卷完整、安全，按期归还，国有资产管理处和学院档案室对使用情况进行监督检查。

第十九条 设备档案的所有权属于学院，设备使用部门由国有资产管理员即兼职档案员负责保管，存放在本部门专用的设备档案柜中。如发生丢失或毁坏现象，应及时报告学院国有资产管理处、学院档案室，情节严重者按有关规定追究当事人的责任。

第五章 鉴定和销毁

第二十条 对最能反映设备购置概况和设备技术性能的文件材料定为长期保管。设备随机的技术文件和使用维修、改造等文件，原则上与设备服役期限相一致。已建档的设备，经批准调出学院或报废时，由设备使用部门填写调拨单或报废单，并上报国有资产管理处和学院档案室，其档案经鉴定后确定归属，或随机调出，或销毁，或作资料保存。

第六章 统计

第二十一条 建立健全统计台帐，掌握档案的收进、整理、利用、移出、销毁和馆内各种情况数据，按上级各业务主管部门的要求及时报送各种报表。

第二十二条 按上级主管部门和学院要求进行定期的综合或专项统计分析。

第二十三条 对统计数字进行综合分析，找出存在的问题，提出改进措施、建议，报告学院领导。

第七章 其它

第二十四条 贵重仪器设备（指十万元及以上的设备）开箱验收，必须有学院档案室和国有资产管理处档案工作人员参加，以监督、检查、指导随机文件材料的清点、验收，并在验收记录上签字。

第二十五条 设备项目验收完毕和进口设备索赔期满后，由国有资产管理处会同设备使用部门兼职档案人员，对文件材料进行系统整理立卷并验收。经验收合格后，方可办理固定资产入库手续；对文件材料不齐全的设备，不予入库，不予报帐。

第八章 附则

第二十六条 非教学部门设备档案管理参照本办法执行。

第二十七条 本办法由国有资产管理处负责解释。

第二十八条 本办法处发布之日起实行。

2015年5月20日

附件：(点击下载)

1、仪器设备类档案归档范围和保管期限表

2、仪器设备档案卷内目录

3、仪器设备档案卷内备考表

4、仪器设备档案封面

5、仪器设备档案一、二级类目代号、保管部门代号简表

6、仪器设备档案工作岗位职责